L’occupation des locaux reste toujours précaire et soumise à une 
convention préalable avec le comité de gestion ou son délégué.
1. Parking:
L’accès aux véhicules est strictement limité, sauf autorisation spéciale ,à la cour d’entrée. Le parking se fait de manière ordonnée: il comporte +/- 12 places. Ce stationnement est limité à la présence du conducteur dans le domaine. ( Vous devez être disponible dans la propriété.)
La présence de votre véhicule dans le domaine est toujours à vos risques et périls.
A l’extérieur veillez à ne pas vous garer devant les garages et grilles du voisinage.
2. Ordre des locaux occupés:
Il vous est demandé de rendre les locaux que nous avons mis à votre disposition dans l’état et l’ordre où vous les avez trouvés. Ceci concerne l’emplacement du mobilier et la propreté des lieux.
note: Si vous utilisez du mobilier provenant d’autres locaux, celui-ci doit reprendre sa place initiale avant votre départ.
Par contre: Les lits et matelas ne peuvent être déplacés, ni changer de locaux.
Par principe et pour garder au domaine son aspect champêtre, aucune sonorisation extérieure n’est autorisée.
Si une sonorisation est installée à l’intérieur, la règle d’application est qu’elle ne soit par audible à l’extérieur de la propriété.
* IL EST INTERDIT DE FUMER DANS L’ENSEMBLE DES LOCAUX *
3. Occupation:
La présence dans le domaine est sujette à la possession d’une autorisation écrite et contractuelle de l’administrateur gestionnaire. Toute personne présente dans le domaine en dehors de ces conditions fera l’objet d’un dépôt de plainte auprès des services de police. Pour les occupants contractuels, la présence dans le domaine implique le respect scrupuleux du règlement d’ordre intérieur.
Tout manquement important à celui-ci, règles de sécurité – respect verbal ou physique des personnes ou des biens – attitudes pouvant porter atteinte à la réputation, à l’image ou à l’objet social de l’asbl, pourra faire l’objet d’une expulsion.
Sur votre contrat la mention ensemble des locaux comprend : la salle Robert Bracq, la salle Arc-en-ciel, la cuisine, la Rotonde, les sanitaires (et/ou douches suivant l’occupation), la sortie vers le local Benoît Georis (par mesure de sécurité de la cuisine), le vestiaire, les dortoirs du bâtiment central (36 lits en trois dortoirs 20+10+6) et éventuellement le dortoir de la « Rotonde » si nécessaire. Le local « Chez Jean » est soumis à une convention et à des conditions strictes d’occupation ; il sera ouvert à ces seules conditions. Cela n’augmentant pour autant pas le tarif de votre occupation.
LA COURTOISIE,L’ACCUEIL ET LE RESPECT DE L’AUTRE SONT DE RIGUEUR.
Ceci concerne vos rapports avec les autres occupants, le voisinage, les membres de l’équipe AEC.
La présence dans le domaine engage tout mouvement à respecter la charte des Guides et Scouts qui interdit el porte à porte ainsi que les nuisances sonores pour le voisinage et ce même si votre mouvement n’est pas signataire de celle-ci.
Il convient, sauf pour une activité extraordinaire et concertée de garder un aspect calme et paisible dans le domaine dès 22h. Cet aspect étant toutefois obligatoire aux abords des bâtiments communs et sur le parking par respect pour le voisinage.
Vous voudrez bien n’utiliser que les locaux mis à votre disposition à l’exclusion de tout autre et pour l’activité prévue initialement.
Tout démontage et modification au bien ou augmentation des capacités d’accueil (tentes – chapiteau – douches – roulotte sanitaire supplémentaire) doivent faire l’objet d’un accord du comité de gestion ou de son délégué. Cet accord n’est valable que par écrit et il confirmera les différents aspects contractuels ainsi que l’augmentation éventuelle de la participation aux frais de gestion et des conditions d’occupation.
Dans le cas d’une modification sans accord , le coût réel sera doublé.
4. Occupations multiples:
Vous occuperez ce centre, éventuellement, en même temps que d’autres groupes et ce dans des locaux séparés. Vous veillerez à n’occuper que les locaux ou terrain qui vous sont attribués.
L’accès à la salle « Willy Brumagne » ne l’est normalement que pour notre club de tennis de table et comme déjà annoncé précédemment le local « Chez Jean » est soumis à une convention particulière.
5. Chauffage:
Suivant les locaux ,le chauffage vous sera compté en plus de votre participation aux frais de gestion du domaine ; soit sous la forme d’un forfait/jour – soit suivant les références du compteur d’heures.
Il ne peut être connecté d’autres moyens de chauffe que ceux fournis par nos soins.
6. Accès au parc:
Si votre convention d’occupation comporte un accès au parc, n’oubliez pas que celui-ci n’est pas votre propriété et doit rester intact pour que d’autres groupes puissent en bénéficier comme vous (ceci concerne la propreté, la faune et la flore).
Il est donc interdit de débiter du bois pour quelque usage que ce soit. Tout arbre détérioré sera compensé par l’achat , à vos frais, d’un plan de hêtre ou de chêne de 2,5 m de haut ainsi que des tuteurs ad-hoc.
7. Feu et Ramassage du bois:
En cas de sécheresse nous nous réservons le droit d’interdire tout feu de camp.
Un emplacement est prévu, à l’exclusion de tout autre, pour vos feux de camp et veillées.
La structure du feu ne peut dépasser deux mètres de haut.(Cet endroit ne peut servir à incinérer vos déchets, fusse du papier.). Du bois peut être ramassé pour vos flambées. Veillez toutefois à ne pas prendre, en priorité, dans les tas déjà constitués, vous participerez ainsi au nettoyage du parc et à l’amélioration de l’environnement que nous mettons à votre disposition.
Les stères bien classées , les grosses bûches, y compris les arbres tombés, ne sont pas à votre disposition pour les feux de camps. Rien ne sert de gaspiller le bois en faisant du feu constamment.
Aucun autre feu ne peut être allumé à quelque endroit que ce soit dans le domaine
8. Toilettes:
Nous essayons de mettre à votre disposition des toilettes dans un bon état de propreté, merci de les respecter par une utilisation normale.(Les rouleaux vides et les bandes hygiéniques sont à mettre à la poubelle et non dans la cuvette.).
Un entretien journalier de votre part durant le séjour et avant votre départ est indispensable.
Un nettoyage complet est à réaliser avant votre départ.
9. Poubelles – déchets – graisses:
Vous êtes prié de placer vos déchets dans des sacs poubelles de la ville de Tournai. Ils sont disponibles dans les magasins de l’entité. Les sacs mis à votre disposition lors de votre arrivée se devront d’être remplacés par des sacs propres lors de votre départ. Ces sacs devront être placés dans le conteneur pour être protégés de animaux.
Un tri sélectif peut être réalisé à condition qu’il soit effectué avec sérieux, en respectant les règles d’usages. Dans le cas contraire, tout est remis par nos soins en sacs de la Ville de Tournai et facturé au tarif dégradations. (Voir point 16 – remarque)
Tri sélectif:
– un seau est placé à la cuisine pour récupérer graisse et sauce. (Il sera changé à votre demande)
– des sacs PMC favorisent votre tri.
– l’emplacement des « Bulles à verre » est signalé.
– le carton peut être laissé sur place : mis en caisse, plié et ficelé et non accompagné de déchets.
– Un bac à compost est mis à votre disposition.
10. Propreté des locaux et mise en ordre:
Avant de quitter les lieux, vous veillerez:
– à placer vos déchets dans les sacs poubelles et de les stocker dans l’endroit prévu à cet effet.(éventuellement de les sortir le jeudi soir à la grille)
– à nettoyer les locaux occupés suivant les directives.(voir point 16)
– à nettoyer les WC suite à votre occupation.
– à mettre le mobilier en ordre et à la place qu’il occupait à votre arrivée.
Cette remise en ordre concerne également le terrain.
Dans le cas où nous devrions le faire à votre place une somme de 75 € augmentera votre note de participation aux frais de gestion du domaine, sans préjudice d’une facturation supplémentaire du travail effectué pour la remise en ordre.
(Attention : voir la remarque de l’article 16)
11. Eau:
L’eau est une richesse. Veillez à ne pas la gaspiller mais sachez aussi qu’elle peut causer des dégâts impressionnants.Veillez donc à bien fermer les robinets.
La consommation en eau « sanitaire » sera facturée suivant compteurs à son coût réel pour notre,centre. [fourniture + taxes + élimination ].
Le coût calculé pour 2017 est de 4,50 € /m3.
Si les douches sont mises à votre disposition , le coût de la production d’eau chaude sera calculé séparément sur base d’1/10ème de la référence du compteur sanitaire
12. Electricité – Gaz – Cuisine:
Le circuit électrique met à votre disposition 16A en 220V, ceci suffit largement pour une utilisation normale avec le matériel mis à votre disposition .Tout apport de matériel électrique supplémentaire doit être signalé à votre arrivée. Le circuit étant calculé en tenant compte du matériel mis à votre disposition par le centre, tout ajout fera l’objet d’une convention avec l’adm gestionnaire. Dans le cas où ces appareils occasionneraient une coupure de courant, il vous serait interdit d’encore en faire usage.
Si la cuisine est mise à votre disposition ou un appareil à gaz, n’oubliez pas que le gaz est toujours dangereux dans l’utilisation que vous en faites. Veillez à bien fermer les robinets après utilisation.
Gardez la cuisine dans un état de propreté impeccable après chaque utilisation. C’est une question d’HYGIENE. Pour le nettoyage conformez-vous aux directives. Un entretien à l’eau journalier est requis.
Par mesure de sécurité et d’assurance il est strictement interdit de faire des frites ou toute autre friture à l’intérieur des bâtiments. Si vous désirez en faire , le matériel doit être connecté sur une bonbonne indépendante et se trouver à distance des bâtiments. Avant la mise en service , vous devez obtenir l’accord de l’Adm gestionnaire ou de son délégué.
13. Dégradations:
Un accident peut arriver à n’importe qui ! Nous insistons sur votre honnêteté. Si vous concevez, comme nous,que les lieux doivent être en état pour le groupe qui va vous suivre, il est important de nous avertir des dégradations que vous avez occasionnées au bien. Si nous avons la possibilité d’intervenir nous-mêmes; hors matériaux, nous appliquerons pour l’équipe, un tarif horaire de 10€/h/pers.
Dans le cas de dégradations nécessitant l’intervention d’un professionnel, copie du devis vous sera adressée avec la note du centre.
DANS LE CAS OU VOUS NE TROUVERIEZ PAS NECESSAIRE DE PREVENIR , NOTIFICATION VOUS SERA FAITE ET LE MONTANT SERA DOUBLE.
14. Caution, Acompte:
Lors de votre réservation il vous a été demandé de verser un acompte de 100 €.
En juillet et août 2×250 € étalés sur deux ans ( le premier à la signature , le second à la date prévue par le contrat
– Ces sommes seront la propriété de l’ASBL si vous vous désistez et que nous n’avons pas la possibilité de mettre les mêmes locaux à la disposition d’un autre groupe.
– Ces sommes sont, dans les autres cas, déduites de votre note de participation aux frais de gestion du domaine. Par contre pour des périodes durant les vacances de l’année scolaire (Toussaint – Noël – Carnaval – Pâques – Juillet -Août) un dédit de 50€ par jour désisté (et non réaffecté) sera facturé en sus de l’acompte déjà versé (pour tout désistement au delà de la date butoir du contrat le cas échéant).
15. Note de participation aux frais de gestion du domaine:
Cette note vous sera envoyée en fin de séjour avec un minimum de 25 occupants ou suivant le forfait établi contractuellement; elle se devra d’être acquittée sous quinzaine au compte de l’ASBL Centres Arc-en-ciel – BE70 6300 1192 7625
Tout rappel envoyé justifiera une augmentation forfaitaire de 10% du montant avec un minimum de 25 €. Tout rappel envoyé est dû à l’asbl.
Pour les mouvements de jeunesse, communication sera faite à votre fédération et pourra avoir comme effet la résiliation des contrats déjà établis avec des groupes de votre fédération.
16. Nettoyage et mise en ordre:
Avant de quitter les lieux, il convient, pour rappel :
– Que le mobilier ait retrouvé sa place initiale.
– Que les sacs poubelles soient placés dans le conteneur. Seuls les sacs TVN (ville de Tournai) peuvent être utilisés.
– Que les locaux soient nettoyés à l’eau, torchonnés avec de l’eau savonneuse, raclés,rincés à l’eau claire. Ils seront essuyés avec un torchon essoré
– Que l’étage ainsi que l’escalier soient balayés, passés avec un torchon humide et séchés.
– Que le matériel de cuisine et de nettoyage soient remis en place, rincé et essoré.
– La vaisselle doit être rangée et propre.
– L’évier nettoyé et dégagé de tout objet.
– La cuisine et les becs à gaz nettoyés sans traces
– Le bac égout n’est pas un vide ordure , dégager le de tous détritus.
– Mettre sécher les torchons au dessus des seaux.
La vérification des salles se fera « Salles sèches ».
L’état des lieux se fera au regard de ces directives et notifiera la retenue des 75 € de nettoyage comme prévu au point 10, ainsi que la facturation éventuelle de mise en ordre (voir remarque ci-dessous).
Remarque :
Cette retenue de 75 € concerne uniquement le nettoyage normal des salles. (C’est à dire après un coup de balai de votre part et la remise du mobilier en place.) S’il devait être constaté des souillures anormales dans les salles et les WC ; celles-ci seraient considérées comme des dégradations et donc facturées séparément au tarif de 10 €/h/pers de travail pour un retour à la normale. Le détail du travail effectué figurera sur la note de participation ou en annexe à celle-ci.
17. Alarme:
Les locaux sont protégés par une alarme intrusion et une alarme incendie; vous veillerez donc à ne pénétrer que dans les locaux auxquels vous avez normalement accès et éviter toute fumée dans les locaux. Cette alarme est raccordée à un transmetteur téléphonique, le déclenchement appelle l’adm gestionnaire afin de la réinitialiser. Tout déclenchement intempestif, relatif à un mauvais usage ou à votre désinvolture, pourra vous être facturé 15 €.
EN CAS DE FEU VOUS DEVEZ PREVENIR LES SERVICES D’INCENDIE 112
18 DEA :
Le site est équipé d’un défibrillateur cardiaque (DEA) propriété du Centre. Ce matériel peut sauver des vies ; par définition et réglementairement il doit être public ce qui justifie le fléchage depuis la grille d’entrée.
Toute ouverture de l’armoire, hors utilisation d’urgence et de soin fera l’objet d’une facturation correspondant à la facturation et à l’appel de la société Défibrion pour la vérification du matériel et sa remise en ordre.
Dans les autres cas le Centre prend en charge cette mise en ordre.
Liénart Jean-Claude
administrateur gestionnaire.
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